Als ondernemer komt er dagelijks veel op je bordje en je moet het ook allemaal grotendeels zelf regelen. Iedere ondernemer herkent het wel: je begint een werkdag met goede plannen en voornemen. Je agenda en je actielijst liggen naast je op het bureau. De koffie of thee staat klaar en je gaat lekker aan de slag. Maar aan het einde van de dag heb je nog maar een klein gedeelte van het werk gedaan dat je eigenlijk gepland had. Dat is natuurlijk erg zonde. Het is tijd om zo efficiënt mogelijk te werken. Hoe? Dat lees je in deze blog!
Automatiseer systemen
Het handmatig blijven uitvoeren van regelmatig terugkerende werkzaamheden is alles behalve efficiënt. Denk bijvoorbeeld aan het overtypen van papieren formulieren, brieven sturen naar handelspartners of het invoeren van een verkoopcontract. Het automatiseren van deze handelingen zorgt ervoor dat de productiviteit aanzienlijk wordt verhoogd. Zorg er daarom voor dat je deze processen automatiseert. Je kunt namelijk heel eenvoudig processen met behulp van IT eenvoudig aan elkaar koppelen. Denk bijvoorbeeld aan het AS2 protocol. Dit protocol garandeert snelle, veilige en betrouwbare verzending van EDI-berichten.
Formuleer je doelen
Acties uitvoeren kan natuurlijk niet zonder vooraf duidelijke doelen te bepalen. Pas als je weet welke doelen je hebt, kun je kijken naar de acties die daarbij horen. Op deze manier creëer je de nodige overzicht.
Maak en archiveer afspraken
Of je nu een CRM systeem hebt, alles in mappen op je netwerk hebt staan of met Teams werkt. Je wilt elkaars informatie altijd terug kunnen vinden. Er is namelijk niets zo vervelend dan collega’s iedere keer vragen waar ze iets kunnen vinden en klanten moeten laten wachten. Maak daarom heldere afspraken wat je waar vastlegt en welke informatie van belang is.
Laat je dag niet leiden door e-mail en notificaties
Je mailbox is vaak het eerste dat je ziet wanneer je de laptop opstart. Daarnaast zie je de mail ook vaak op je telefoon terugkomen en heb je een aantal social media kanalen waar je continu notificaties van blijft ontvangen. Bundel hierbij het behandelen van je informatiestroom naar 2 tot 3 keer per dag. Zo heb je vaak binnen 3 uur gereageerd en houd je blokken van 2 tot 3 uur over om aan grotere taken te werken. Vind je het erg lastig om je social media te negeren? Zet dan de meldingen onder werktijden uit.
Opgeruimde werkplek
Het lijkt natuurlijk een inkoppertje, maar een goede en opgeruimde werkplek is echt één van de belangrijkste factoren om prettig en efficiënt te werken. Het komt nog te vaak voor dat mensen, door drukte, werken in een chaotische werkomgeving. Zorg dat je zo min mogelijk wordt afgeleid door allerlei spullen die op je bureau liggen of zich in de ruimte bevinden.
Recent Comments